Dans l’univers des outils digitaux il existe désormais de nombreuses possibilités de communiquer de l’information de manière collaborative : gestion de projet plus ou moins orienté métier, messagerie et réseaux sociaux privés et professionnels …
Trois catégories d’outils peuvent être distingués pour partager de l’information :
- Les outils conviviaux et ouverts : réseaux sociaux et autres messageries collaboratives grand public dont la gratuité permet d’attirer une communauté nombreuse ; ils offrent la capacité d’échanger de l’information de manière large et ouverte souvent aux dépens de sa capitalisation et de sa structuration ;
- Les outils thématiques et accessibles : il s’agit d’outils avec une utilisation gratuite limitée, orientés vers l’amélioration de processus pas ou peu digitalisés. On peut citer les outils de gestion de projet ou les messageries et réseaux sociaux d’entreprise ; ils offrent des fonctionnalités assez généralistes leur permettant de couvrir des usages plutôt que des métiers identifiés, en aidant leurs utilisateurs à accéder à une information disséminée dans l’organisation ;
- Les outils professionnels et plus techniques : souvent payants, ils proposent des fonctionnalités très orientées métier permettant de réaliser des tâches approfondies avec une très forte structuration de l’information. Ces données structurées permettent une analyse fine qui appuie une stratégie liée au métier mis en œuvre. On peut penser aux outils CRM et ERP ou encore aux Systèmes d’Information Géographique (SIG).
Lorsqu’il s’agit de formaliser une information qui est fortement liée à un emplacement géographique, les outils se font plus spécifiques, notamment via les SIG. Ils offrent une forte structuration de l’information qui décuple les capacités d’analyse grâce à la géolocalisation des données et à une présentation très visuelle et intelligible de l’information.
La limite en est la difficulté de prise en main pour des non-initiés : les fonctionnalités très poussées et les interfaces ne sont pas toujours très intuitives ni collaboratives.
Par ailleurs l’outil mobile grâce à ses nombreux capteurs est aujourd'hui un très fort vecteur d’information (en relais comme en production), qu’il est parfois difficile de canaliser et d’ordonner : photo, vidéo, enregistrements sonores, liens … Toutes ces informations décuplées sont souvent stockées dans des puits d’informations empêchant une capitalisation efficace.
Pour les organisations traitant de problématiques terrain, la possibilité de structurer a minima ces informations peut leur permettre d’une part de résoudre des problèmes de rupture dans la chaîne d’information, et d'autre part de favoriser la conscience partagée d’une situation.
Ainsi l’équation à résoudre lorsqu’il s’agit de faciliter la coordination d’organisation autour de problématiques terrain, est de proposer des outils aussi intuitifs que ceux utilisés dans des usages grands publics. Simultanément, ces outils doivent permettre de structurer de la manière la plus fluide possible de multiples sources d’information.
C’est là qu’intervient le concept de cartographie collaborative. Il vise à être un puissant outil de communication et de structuration de l’information destiné aux équipes dispersées traitant d'informations terrain. Cela passe notamment par une capacité de saisie décentralisée avec une capitalisation centralisée de l’information.
Le problème rencontré ? Des outils trop techniques difficiles à prendre en main face à des outils intuitifs mais ne permettant pas de capitaliser l’information.
Une solution ? Une interface qui reprend les codes et usages des messageries collaboratives, avec la capacité de partager dans le flux des échanges une information géolocalisée.
Cette géolocalisation permet ainsi de structurer en seulement quelques clics une information dans l’espace et dans le temps. En usage mobile, cette structuration est optimisée en couplant le capteur GPS au partage de l’information voulue.
Cette cartographie collaborative, c’est le projet que porte Sitroom depuis son lancement. Après de nombreux retours, certains cas d’usage qui répondent à des besoins spécifiques sont clairement identifiés :
- Limiter les ruptures dans la chaîne d’information et capitaliser celle-ci sur une plateforme commune lorsqu’on déploie des équipes ou que l’on traite d’informations sur le terrain (secteur multichantier, collectivités locales) ;
- Augmenter la convivialité et la sécurité des activités, que ce soit dans leur planification et au cours de leur déroulé (secteur outdoor) ;
- Faciliter la saisie et le partage d’une information géoréférencée de manière décentralisée via mobile (secteur outdoor et multichantier) ;
- Préparer et conduire le déploiement d’une force commerciale dans une activité où le critère de l’emplacement géographique est crucial (secteur distribution / commerce) ;
- Accroître le partage d’information et la réactivité pour appuyer la gestion de crise (secteur sûreté et sécurité).
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